Şirketi yeni kurmuş biri e-faturaya geçerken elindeki evrakları mali müşavire nasıl ileteceğini bilemeyip hepsini tek seferde taratıp göndermeye çalışıyor. Bir de 3 yıldır çalışan ama hiç e-fatura kullanmamış esnaf var, o da “mükellefiyetim e-faturaya zorunlu mu” sorusuyla müşavirini arıyor.
İkisinin de cevabı aynı yerden çıkıyor: vergi levhası, imza sirküleri, mali mühür ya da e-imza başvuru bilgisi ve ciro-fatura kesim verileri. Bunlar olmadan müşavir sisteme başvuru açamıyor, e-fatura veya e-arşiv entegrasyonu başlamıyor.
İçindekiler
E-faturaya geçerken hangi belgeler hazır olmalı?
Önce şunu netleştirmek lazım: e-fatura ile e-arşiv fatura farklı şeyler, müşavire iletilecek belgeler de ona göre değişiyor. E-fatura mükellefi olmak zorunlu bir eşiği (ciro veya sektör bazlı) geçtiğinde devreye giriyor, e-arşiv ise hem zorunlu hem isteğe bağlı kullanılabiliyor. Müşavir hangi sisteme geçileceğini belirledikten sonra senden şu belgeleri istiyor:
- Vergi levhası ve şirket kuruluş evrakları (şahıs firmasıysa işe başlama bildirimi)
- İmza sirküleri ya da imza beyannamesi (tüzel kişilerde)
- Yetkili kişinin T.C. kimlik fotokopisi
- Varsa mevcut mali mühür veya e-imza sertifika bilgisi
- Son 1 yılın fatura kesim hacmi, ciro tahmini
- Kullanılan muhasebe/ön muhasebe programının adı (entegrasyon için gerekiyor)
Buradaki en sık yanlış, insanların mali mührü kendileri alıp sonra müşavire “ben hallettim, sadece aktif et” demesi. Oysa mali mühür başvurusu genelde müşavirin yönlendirmesiyle yapılıyor çünkü hangi e-fatura paketinin (özel entegratör mü, GİB portal mi) seçileceği önce netleşmeli. Tersten gidince aynı işlem iki kez yapılmış oluyor.
Bir diğer nokta: e-faturaya geçiş sırasında geçmiş dönem faturalarının taranması gerekmiyor. Müşavirler bazen “eski faturaları da mı göndereyim” diye soru alıyor, cevap hayır — e-fatura sistemi ileriye dönük işliyor, geçmiş kağıt faturalar mevcut arşivde kalıyor, dijitalleştirme zorunluluğu yok.
Birden fazla şubesi olan bir işletme sahibi düşünüyor: her şube için ayrı mi e-fatura hesabı açtırmalı, yoksa tek merkezi hesap mı yeterli? Burada belge toplama şekli de değişiyor.
Tek vergi numarası altında faaliyet gösteren şubeler için tek e-fatura hesabı yeterli, her şubeden ayrı evrak istenmiyor. Müşavire sadece merkez adresin güncel vergi levhası ve şube bildirimleri gidiyor. Ama şubeler ayrı vergi mükellefiyeti altında kurulmuşsa (bazı franchise yapılarında böyle oluyor) her biri için ayrı başvuru dosyası hazırlanması gerekiyor. Bu ayrımı atlayıp tek dosya gönderenler, sonradan “şube faturaları sisteme düşmüyor” diye tekrar müşaviri arıyor.
Bir de ihracat yapan firmalar için ayrı bir durum var. E-fatura sistemine geçmiş olsan bile yurt dışına kesilen faturalar hâlâ e-arşiv veya kağıt fatura olarak düzenleniyor, çünkü e-fatura sadece sistemde kayıtlı mükellefler arasında işliyor. Müşavire bu noktada ihracat yapıp yapmadığını baştan söylemek gerekiyor, aksi halde entegratör yanlış paket üzerinden kurulum yapabiliyor ve sonradan fatura tipi değişikliği için ekstra işlem gerekiyor.
Belgeleri toplu halde fotoğraflayıp WhatsApp’tan tek tek atmak yerine, isimlendirip tek klasörde göndermek işi hızlandırıyor. Müşavirler genelde “vergi levhası, imza sirküleri, kimlik” diye sıralı istiyor ama karışık gelen dosyalarda eksik evrak fark edilmesi zaman alıyor, bu da başvurunun 1-2 gün gecikmesine yol açabiliyor.
Hangi durumda hangi belge öncelikli?
Yeni kurulmuş bir şirketsen ve ilk e-fatura başvurunu yapıyorsan öncelik vergi levhası, imza sirküleri ve mali mühür/e-imza bilgisinde. Ciro geçmişin olmadığı için müşavir genelde tahmini fatura hacmini soruyor, bu rakam entegratör paketinin boyutunu belirliyor.
Zaten yıllardır faaliyette olan ama e-faturaya yeni zorunlu hale gelmiş bir mükellefsen, iş biraz farklı işliyor. Burada müşavir senden ek olarak son dönem beyannamelerini ve mevcut cari hesap yapını da isteyebiliyor, çünkü geçiş sırasında hem eski hem yeni sistemin bir arada çalıştığı kısa bir dönem oluyor. Bu dönemde iki sistemi karıştırıp aynı faturayı hem kağıt hem e-fatura olarak kesmek en sık rastlanan hatalardan biri, bu yüzden geçiş tarihini net konuşmak gerekiyor.
Mevcut muhasebe programını değiştirmeden sadece e-fatura modülü ekletecek bir işletmeysen, evrak yükü daha az. Vergi levhası ve yetki belgesi yeterli olabiliyor, çünkü entegratör zaten kullandığın yazılımla konuşacak şekilde kurulum yapıyor.
Özetle belge seçimi şuna göre değişiyor:
- İlk kez kuruluyorsan: vergi levhası + imza sirküleri + tahmini ciro bilgisi
- Zorunluluk nedeniyle geçiyorsan: bunlara ek son dönem beyannameleri
- Sadece modül ekliyorsan: vergi levhası + yetki belgesi yeterli olabilir
Şube veya ihracat durumun varsa bunu baştan söylemek, sonradan paket değişikliği yaptırmaktan daha az vakit alıyor.
Belge iletiminde merak edilenler
Mali mühürü müşavir mi başvurmalı, ben mi yapmalıyım?
İkisi de mümkün ama müşavir üzerinden gitmek daha az karışıklık çıkarıyor çünkü hangi paketin seçileceğine o karar veriyor. Mühürü önce sen alıp sonra müşavire “aktif et” dersen, bazen seçtiğin sertifika türü istenen entegrasyonla uyuşmuyor ve yeniden başvuru gerekebiliyor.
E-faturaya geçerken eski faturaları da taratıp göndermem gerekir mi?
Hayır, gerekmiyor. Sistem ileriye dönük çalışıyor, geçmiş kağıt faturalar kendi arşivinde kalıyor; müşavir sadece geçiş tarihinden sonraki kesimler için sistem üzerinden takip yapıyor.
Birden fazla şubem varsa belgeleri tek seferde mi iletmeliyim?
Şubeler aynı vergi numarası altındaysa tek dosya yeterli, merkez bilgileriyle hallediliyor. Ayrı vergi mükellefiyeti olan şubeler varsa her biri için ayrı evrak seti hazırlamak gerekiyor, aksi halde bazı şube faturaları sisteme düşmüyor.
